Gesetz
Sein Sie gewappnet für die Kassensicherungsverordnung 2020!
Die Kassensicherungsverordnung / TSE 2020
Das Bundeskabinett hat im Dezember 2016 mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Basisaufzeichnungen den Grundstein für weitreichende Änderungen am Kassenplatz gelegt.
Ziel dieses Gesetzes ist es, nicht nur die manipulationssichere Erfassung und Speicherung aller Vorgänge zu gewährleisten, sondern den Finanzbehörden auch mehr Möglichkeiten zu geben, unangemeldete Kontrollen vor Ort durchzuführen (Kassennachschau).
Wir bitten um Verständnis, dass wir hierzu keinerlei Rechts- oder Steuerberatung durchführen können und wollen. Sprechen Sie hierzu Ihren Steuerberater an!
Dennoch möchten wir Ihnen die aus unserer Sicht wichtige Punkte nennen, welche mit den aktuellen Erläuterungen (AEAO zu §146a - Ordnungs-vorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme) fixiert wurden:
Digitale Aufzeichnungssysteme (elektron. Kassen) müssen ab 01.01.2020 über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.
Das betrifft alle Branchen in Handel und Gastronomie. Sowohl große Filial-unternehmen als auch der kleine Marktbeschicker oder der Eiswagen sind verpflichtet, ihre Kassen mit einer zertifizierten TSE auszurüsten, die alle Daten und Vorgänge manipulationssicher verschlüsselt. Bei zu beantragenden Härtefällen sieht der Gesetzgeber Sonderregelungen vor, die bislang aber noch nicht festgelegt sind.
Bei der TSE handelt es sich um Hardwareprodukte, welche in der Kasse verbaut oder typischerweise am USB-Anschluss der Kasse aufgesteckt werden (wie ein USB-Speicherstick). Aktuell sind die TSE-Hersteller Swissbit, Cryptovision und Epson in der Zertifizierungsphase bekannt. Alternativ sind auch Cloudlösungen (Fiskaly, Deutsche Fiskal) angedacht, bei denen die Kasse online alle Vorgänge an einen Anbieter im Internet sendet, der die Daten dann manipulationssicher verschlüsselt. Hierfür ist zwar eine ständige Internetverbindung nötig, zeitliche Ausfälle dieser Verbindung sind aber nicht grundsätzlich problematisch.
Variabler sind Middlewareanbieter wie EFSTA und Fiskaltrust, die zwar keine eigene TSE anbieten, wohl aber über eine Schnittstelle die Nutzung vieler Fiskallösungen - auch in anderen Ländern - ermöglichen.
Ab 01.01.2020 ist der Betrieb einer Kasse ohne TSE nicht mehr zulässig und kann vom Finanzamt verworfen werden und zu einer Steuerschätzung führen. Aufgrund des enormen Nachrüstbedarfs in Deutschland ist die Nichtbeanstandungsregel bis September 2020 veröffentlicht worden. Diese ändert aber nichts an der Gültigkeit des Gesetzes zum 01.01.2020.
Wichtig: Es gibt keine Kassenpflicht in Deutschland! Doch Achtung - wer hier eine Gesetzeslücke sieht, wird schnell enttäuscht. Denn die Belegaufzeichnungs-pflicht besteht weiterhin - alle Belege müssen dann manipulationssicher von Hand erfasst werden. Da erkennt man schnell den Wert eines Kassensystems.
Hinweis: Die Kassensysteme selbst - also Hardware bzw. Software - müssen NICHT zertifiziert werden! Nur die TSE unterliegt der Zertifizierung und der Softwarehersteller muss die TSE in seine Lösung integriert haben!
Sie sind somit bei der Wahl neuer Kassenhardware frei und können auch jetzt schon aktuelle PC-basierende Systeme einkaufen. Bei proprietären Kassen-systemen und Lösungen auf Android und iOS ist die Nutzung einer TSE ebenfalls vorgeschrieben, befragen Sie hierzu den Anbieter nach seiner Vorgehensweise.
Aus diesem Grund hat das Bundesfinanzministerium am 06.11.2019 die Nichtbeanstandungsregel veröffentlicht.
Die Regelung verweist zuerst klar darauf, dass "Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen sind".
Allerdings wird es vom Finanzamt beim Endkunden nicht beanstandet sind, wenn "... diese elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen."
Was bedeutet dies aus unserer Sicht?
- Es bleibt: Das Gesetz zur Umsetzung der Vorgaben tritt zum 01.01.2020 ein
- Die Vorgaben sind umgehend und unverzüglich umzusetzen
- Nicht konforme Kassensysteme bleiben ab 01.01.2020 rechtswidrig, werden aber bis zum 30.09.2020 nicht beanstandet, wenn
- die Umsetzung der Vorgaben aufgrund der Lieferfähigkeit des Marktes nicht möglich ist
- man sich um die fristgerechte Umsetzung der Vorgaben nachweislich bemüht hat (unverzüglich/umgehend)
- Die Anmeldung der Kasse beim Finanzamt wird jedoch solange ausgesetzt, bis ein elektronisches Verfahren angeboten werden kann.
Besonders spannend: Die Nichtbeanstandungsregel gilt nur "für die Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme".
Es ist nicht klar, ob dies auch für ab 01.01.2020 neu installierte Kassensysteme gilt! Solange es keine neue Definition bzw. Erläuterung vom Finanzamt gibt, bleibt das "Inverkehrbringen von nicht konformen Kassen ab 01.01.2020" aus unserer Sicht strafbewehrt. Das Risiko sollte jeder selbst tragen.
Unsere Empfehlung: Kassensysteme noch vor dem 31.12.2019 installieren und dann schnellstmöglich mit einer TSE ergänzen.
Aktuell zeigt sich sogar, dass bei heutiger Vorbestellung (15.11.2019) von vorzertifizierten TSE eine Auslieferung im Januar durchaus realistisch ist und damit auch neue Kassensysteme konform ausgeliefert werden können. Allerdings nur bei rechtzeitiger Order...
Apropos: Die Belegausgabe ist von der Nichtbeanstandung ausgeschlossen und bleibt zum 01.01.2020 Pflicht!
Es wird also wirklich Zeit, zu handeln.
Die Installationen der fast 2 Mio TSE-Lösungen im Markt - unabhängig ob Hardware oder Cloudlösung - wird viel Zeit in Anspruch nehmen und dem unentschlossenen Kunden schon bald vor unlösbare Aufgaben stellen. Denn auch der 30.09.2020 ist schnell erreicht.
Endkunden sollten Lieferanten auf die Umsetzung der DSFinV-K ansprechen und die eigene Kassenumgebung hinsichtlich der Vorgaben anpassen.
Dazu zählen nicht nur eine ausreichende Anzahl von Belegausgaben (Druckern), sondern auch die Schulung der Mitarbeiter! Denn die müssen in der Lage sein, vor Ort im Geschäft bei einer Kassennachschau dem Finanzbeamten die gewünschten Daten im geforderten Format zu übergeben - und zwar sofort.
Ab 01.01.2020 besteht eine Bon-/Belegpflicht!
Neben der TSE ist ab 1/2020 auch die Ausgabe eines Beleges Pflicht - die Nichtbeanstandungsregel greift hier explizit nicht!
Im Gegensatz zu anderen europäischen Ländern muss der Kunde den Beleg zwar nicht annehmen, er muss ihm aber direkt nach dem Kauf vom Kassierer zur Verfügung gestellt werden.
Die Bonausgabepflicht ist prinzipiell nicht auf Papierform festgelegt, aktuelle Datenschutzvorgaben erschweren aber derzeit elektronische Lösungen (z.B. per Email als PDF). Wir erwarten auch hier zeitnah Lösungen, die den zu erwartenden Berg an ausgedruckten Bons eindämmen werden.
Trotzdem gilt: Ab Januar 2020 müssen Bons/Belege erstellt werden! Steigende Preise durch erhöhte Nachfrage sollten kluge Einkäufer dazu bewegen, sich deutlich vor der Umstellung mit Bondrucker und Bonrollen zu versorgen.
Bitte nicht vergessen: Ab 01.01.2020 ist es ebenfalls untersagt, BPA(Bisphenol A)-haltige Bonrollen zu nutzen! Dies betrifft auch Lagerware, sie darf nicht mehr als Beleg ausgegeben werden! Kontaktieren Sie daher frühzeitig Ihren Papierlieferanten, denn auch hier ist zum Jahresanfang 2020 mit Preiserhöhungen und Lieferschwierigkeiten zu rechnen.
Die Kassennachschau - wenn das Finanzamt unvermittelt vor der Tür steht.
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen wurde den Finanzbehörden auch die sog. Kassennachschau zugesprochen.
Dies bedeutet, dass ein Finanzbeamter zu jeder Geschäftszeit vor Ort an der Kasse die Kassendaten im für ihn verarbeitbaren Format abrufen kann - und er benötigt hierzu keinen Anfangsverdacht!
Dabei wird die Funktionsfähigkeit der TSE anhand des Belegs und die manipulationssichere Verarbeitung der Kassendaten anhand eines vordefinierten Datenauszugs kontrolliert.
Wichtig: Jeder an der Kasse arbeitende Mitarbeiter muss in der Lage sein, dem Finanzbeamten die gewünschte Datei für den geforderten Zeitraum sofort zur Verfügung zu stellen! Hier ist die korrekte Verfahrensdokumentation hilfreich!
Ebenfalls muss die Kassensoftware die Daten gemäß der Vorgabe DSFinV-K zur Verfügung stellen - auch ohne TSE!
Diese Vorgabe soll nach aktuellem Stand nicht Bestandteil der Nichtbeanstandungsregel sein. Bedeutet: Sie ist definitiv für alle ab 01.01.2020 in Verkehr gebrachten Kassen zwingend! Softwarehäuser sollten dies nicht vergessen.
Sanktion: Erfüllt die Kasse nicht die neuen Anforderungen, kann die Buchhaltung verworfen, ein Bußgeld bis zu 25.000 Euro verhängt und die Steuerhöhe neu festgelegt werden.
Ab 2020 muss jedes genutzte Kassensystem beim Finanzamt angemeldet werden.
Dies muss nach dem BMF Schreiben vom November 2019 jedoch erst später erfolgen: "Von der Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen. Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben."
Nicht nur der technisch einwandfreie Aufbau der Kasse ist wichtig, jede eingesetzte Kasse (auch Saisonsysteme) muss dann offiziell dem Finanzamt gemeldet werden. Neben der Seriennummer der Kasse und der TSE sind weitere Angaben wie Aufstellort, Steuernummer etc. gefordert. Änderungen müssen ebenfalls gemeldet werden (Aufstellort, Mandant...)
Die Anmeldung der Kassen soll online wie auch per Formular durchführbar sein - bitte kontaktieren Sie zu diesem Thema die Steuerbehörden oder Ihren Steuerberater. Aktuell scheint zum Jahresstart nur die schriftliche Anmeldung per offiziellem Formular als realistisch. Lösungsanbieter zur TSE wie Fiskaly, EFSTA und Fiskaltrust bieten dies als Service an, was vor allem im Filialbetrieb viel Zeit einsparen kann.
Quelle: www.quad.de/kasse2020
Ist die Kasse GoBD konform?
Ja, die SoftENGINE Kasse arbeitet GoBD konform.
Kassensysteme nach Registrierkasse Pflicht müssen bereits seit 2017 Daten elektronisch aufbewahren. Folgende Unterlagen sind für das Finanzamt aufzubewahren:
Alle Journaldaten
Die vollständige Historie aller im System hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise
Alle Daten zu Änderungen von Auswertungen, Programmierungen und Stammdatenänderungen
Bedienungsanleitung des Kassensystems
Protokoll über Einsatzorte sowie Einsatzzeiten - etwa auf Messen oder Märkten (beachte: offene Ladenkassen)
Die Daten müssen folgendermaßen aufbewahrt werden:
Alle Daten des Kassensystems sind zwingend elektronisch aufzuzeichnen.
Die elektronisch erstellten Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsdauer (i.d.R. 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar sein.
Die Daten müssen manipulationssicher gespeichert werden, d.h. jede Änderung muss nachvollziehbar sein.
Storni dürfen z.B. nicht einfach gelöscht werden, sondern der gesamte Vorfall muss dokumentiert und erkennbar bleiben.
Anbei der Link zu dem Bundesfinanzministerium.
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html
Wie geht die SoftENGINE Kasse mit der Kassen-Nachschau um?
Auf welche Punkte wird bei der Kassennachschau geachtet? (Zusätzlich mit niedergeschrieben, wie die SoftENGINE Kasse damit umgeht)
Vollständigkeit (aller erfassten Einnahmen und Ausgaben)
- gewährleistet, da die erfassten Daten nicht mehr gelöscht werden können
Sind nachträgliche Änderungen von Belegen erfolgt
- gewährleistet, da erfasste Vorgänge können nicht geändert werden können
Sind die erfassten Geschäftsfälle vollständig
- dieser Punkt betrifft nicht die Software, wenn Vorgänge nicht erfasst werden, kann die Software das nicht beeinflussen
Gibt es Aufzeichnung aus dem Trainingsmodus
- Wenn im Trainingsmodus gearbeitet wird, werden diese Vorgänge aufgezeichnet aber nicht in die Umsätze berechnet
Sind die Z-Bons durchgängig nummeriert
- Nummerierung wird von der Software übernommen und fortlaufend gewährleistet
Ist eine Trennung zwischen Einnahmen und Ausgaben erfolgt
- alle Einnahmen und Ausgaben werden separat aufgezeichnet
Stimmt die Tagesendsumme mit den Umsätzen der Registrierkasse überein
- Es wird ein Zählprotokoll gespeichert, etwaige Differenzen werden ausgewiesen und gespeichert
Können die Daten ausgewertet werden
- umfangreiche Auswertungen stehen zum Abruf bereit
Sind alle Vorgänge zeitlich richtig geordnet
- die Software zeichnet die Vorgänge im Moment der Erfassung auf und sorgt somit für die korrekte Reihenfolge. Nachträgliche Erfassungen sind ausgeschlossen.
Anbei ein Auszug von Deubner Steuern & des BMF.
https://www.deubner-steuern.de/themen/kasseng-gesetz-zum-schutz-vor-kassenmanipulation/kassennachschau.html
